Zarządzanie płatnościami w firmie w okresie kryzysu gospodarczego

W czasach kryzysu wiele dobrze prosperujących przedsiębiorstw zostało zmuszonych do zakończenia swojej działalności i ogłoszenia upadłości. Przyczyną tego zjawiska była m.in. niewypłacalność ich partnerów biznesowych, którzy dla ratowania własnej skóry zdecydowali się przerzucić swoje problemy finansowe na innych. Co zrobić, by uniknąć takich sytuacji? Jak zabezpieczyć własną firmę przed poważnymi stratami, wywołanymi nieuregulowanymi płatnościami?

Każdemu klientowi może zdarzyć się opóźnienie w uregulowaniu płatności. Jeżeli jednak taka sytuacja pojawia się nagminnie, a niezapłacone faktury kumulują się i są powodem strat, firma staje przed trudną decyzją: czy zrezygnować ze współpracy z nierzetelnym partnerem, czy dać mu jeszcze jedną szansę? Czasem wystarczy na jakiś czas zablokować dostęp do usługi czy towaru, by kontrahent „przypomniał sobie” o zaległych płatnościach. W najbardziej skrajnych przypadkach jedynym wyjściem staje się przekazanie sprawy do windykacji. Niezależnie jednak od wybranej metody postępowania z dłużnikami, kontrola nad sytuacją finansową przedsiębiorstwa jest konieczna w każdym momencie działalności.

Płynność finansowa
Aby utrzymać płynność finansową, konieczny jest stały monitoring comiesięcznych płatności. W przypadku mikroprzedsiębiorstwa, obsługującego kilku klientów, nie jest to sprawa szczególnie skomplikowana, jednakże wymaga ona sporego nakładu czasu. Nie ulega jednak wątpliwości, że nadzór nad spłacaniem należności przez partnerów biznesowych w firmie obsługującej już kilkunastu klientów stanie się problematyczny. A co w przypadku przedsiębiorstw współpracujących z dużo większą liczbą partnerów?

Zarządzanie dużą ilością płatności będzie wymagało zatrudnienia całej brygady pracowników, odpowiedzialnych nie tylko za nadzorowanie terminowości regulowania faktur przez kontrahentów, ale także pilnowanie, by dalsza współpraca z niewypłacalnymi dłużnikami nie naraziła przedsiębiorstwa na kolejne straty. Może się okazać, że firma nie chce lub nie jest w stanie utrzymywać koniecznej do tego celu liczby pracowników. Co więc zrobić, by zarządzanie płatnościami w przedsiębiorstwie nie generowało dużych kosztów?

Zarządzanie płatnościami
Ten obszar działalności firmy wymaga od pracowników wykonywania wielu rutynowych, często powtarzających się czynności, takich jak np. nadzorowanie wpływów i wydatków (w tym – kontrolowanie stanu rachunków bankowych), wyszukiwanie przeterminowanych płatności, wysyłanie kolejnych powiadomień do dłużników i inne. Te działania z reguły są bardzo czasochłonne, szczególnie w przypadku, gdy firma obsługuje większą ilość kontrahentów bądź wystawia faktury za usługi cząstkowe.

I teraz pojawia się pytanie: czy jest sens marnować cenny czas pracowników na wykonywanie czynności, które z łatwością można zautomatyzować? Odpowiedź jest chyba oczywista dla każdego przedsiębiorcy: należy wybrać tę opcję, która w dłuższej perspektywie okaże się bardziej opłacalna.

Automatyzacja
Czynności rutynowe mają to do siebie, że usypiają czujność pracownika, co z kolei może być częstym źródłem pomyłek. Z drugiej strony dzięki swojej powtarzalności łatwo można przenieść wykonywanie takich czynności na mechanizm (w tym przypadku – system informatyczny), który będzie pracować zgodnie z ustaloną w przedsiębiorstwie procedurą. Oczywiście, konieczne stanie się zainwestowanie pewnej sumy pieniędzy w nowoczesne rozwiązanie IT. Jak jednak dobrze wie każdy przedsiębiorca, należy na swoją firmę patrzeć przyszłościowo: oszczędności, które wynikną z wdrożenia systemu informatycznego, znacznie przewyższą koszty inwestycji, ponieważ inwestycja jest jednorazowa, a oszczędności będą generowane przez nieograniczony okres czasu.

Systemy IT przeznaczone do obsługi firmy umożliwiają zminimalizowanie ingerencji pracownika w wiele rutynowych procesów, wykonywanych samodzielnie przez program. Dzięki temu rośnie wydajność wykorzystania czasu pracy personelu, co z kolei jest źródłem oszczędności dla pracodawcy. Dużym plusem wykorzystania takiego oprogramowania jest także eliminacja błędów, które wynikają np. z niedopatrzenia, niedokładności czy zmęczenia pracownika.

Profesjonalny system będzie zawierał funkcjonalności zapewniające kompleksową obsługę finansów w firmie, w tym m. in. pełną ewidencję wydatków i wpływów, prowadzenie wszelkiego rodzaju rozliczeń, obsługę operacji kasowych i bankowych, zarządzanie należnościami i zobowiązaniami, tworzenie raportów kasowych, zaczytywanie wyciągów bankowych i wiele innych. Wszystkie one powinny być maksymalnie zautomatyzowane, ponieważ pozwala to na ograniczenie konieczności stałego nadzoru nad procesami, które nie wymagają bezpośredniej ingerencji pracownika.

Analizy finansowe
Oprócz funkcjonalności umożliwiających konkretne czynności, niezwykle ważne są te możliwości systemu, które pozwalają na pełną kontrolę płynności finansowej przedsiębiorstwa. Stały dostęp do zawsze aktualnych i kompletnych informacji o wydatkach i wpływach w postaci zaawansowanych analiz, możliwość planowania i prognozowania przyszłych płatności z wykorzystaniem preliminarza płatności, dostęp do raportów archiwalnych, szczegółowe analizy ponoszonych kosztów – wszystko to umożliwia skuteczne zarządzanie należnościami oraz zobowiązaniami w przedsiębiorstwie.

Windykacja należności
Dobry system do zarządzania płatnościami będzie zawierał także funkcjonalności umożliwiające monitorowanie rozliczeń z dłużnikami i wierzycielami, ponieważ jest to nieodłączna część obszaru finansów w każdej firmie. Listy przeterminowanych płatności czy największych dłużników mogą być podstawą do zawieszenia współpracy z konkretnym kontrahentem, gdy jej kontynuacja stanie się nieopłacalna.

Nie oszukujmy się – nieuregulowane w terminie faktury to codzienność w każdej firmie. Zgodnie z danymi dostarczonymi przez dobryplatnik.pl, z tym problemem boryka się aż 100% ankietowanych przedsiębiorców.

Dużym udogodnieniem w momencie pojawienia się problemów z nieuregulowanymi płatnościami jest automatyczna blokada sprzedaży do kontrahentów, którzy przekroczyli ustalony limit zadłużenia. Dzięki wykorzystaniu tej funkcjonalności wyeliminowane zostaje ryzyko omyłkowego zrealizowania nieopłacalnej transakcji, która naraziłaby firmę na straty. Jeżeli blokada sprzedaży jest dla nas wyjściem zbyt restrykcyjnym, zawsze możemy wykorzystać mechanizm ostrzeżeń, wyświetlanych użytkownikowi podczas próby realizacji sprzedaży do klientów niewypłacalnych. W takim przypadku pracownik samodzielnie podejmuje decyzję, czy chce wziąć na siebie odpowiedzialność za transakcję.

Dużą popularnością wśród użytkowników systemów do zarządzania finansami cieszą się także programy, które pozwalają na automatyzację windykacji należności, jak na przykład ALPOL PaymentChecker. Pierwszy etap windykacji, polegający na wystawianiu not odsetkowych i przypomnień o zaległych płatnościach może być wykonywany samodzielnie przez system, ponieważ nie wymaga on nadzoru ze strony pracownika. Generowanie ponagleń zapłaty odbywa się automatycznie na podstawie dostępnych w systemie informacji o przeterminowanych należnościach. Przypomnienia te są następnie wysyłane przez program do kontrahenta oraz jego opiekuna w formie wiadomości e-mail, co pozwala na zainicjowanie kolejnego kontaktu.

Dzięki mechanizmowi przypomnień wyeliminowany zostaje problem zagubionych faktur, niezależnie od tego, czy dokument rzeczywiście się gdzieś zapodział, czy jest to tylko wymówka, by opóźnić płatność. System powiadomień o przeterminowanych płatnościach ma również inną zaletę – pełni on rolę strażnika, przestrzegającego przed niepłaceniem. Firmy, które borykają się z problemami finansowymi, muszą lawirować pomiędzy nieuregulowanymi fakturami, wybierając te, za które muszą zapłacić w pierwszej kolejności. Jeżeli otrzymają ponaglenie, z pewnością poważniej potraktują daną płatność.

Inwestycja w oprogramowanie
Aby firma mogła przetrwać kryzys, optymalne zarządzanie finansami przedsiębiorstwa staje się koniecznością. Stała kontrola wydatków i wpływów pozwala na bardziej efektywne wykorzystanie zasobów finansowych firmy. Do tego celu warto wykorzystać narzędzia, umożliwiające zwiększenie wydajności pracowników, eliminację błędów oraz zapewniające stałą kontrolę nad kondycją finansową firmy. Systemy IT obsługujące obszar finansów w firmie gwarantują minimalizację czasu poświęcanego na stały nadzór nad płatnościami oraz windykację należności, dzięki czemu generują spore oszczędności. Wykorzystanie profesjonalnego oprogramowania do zarządzania płatnościami pozwala na utrzymanie ciągłości płynności finansowej w przedsiębiorstwie, ponieważ ułatwia ono planowanie wpływów i wydatków. Inwestycja w system informatyczny zwraca się szybko, a firma może kontynuować swój rozwój zgodnie z planem właściciela.

Dorota Bal
ALPOL – rozwiązania IT
www.alpol.net.pl