04.05.17, 12:00

Przepis na dobry event. Jak zorganizować udaną imprezę?

Fot.: materiały prasowe

Masowy event, który poruszy tłumy, lub kameralne przyjęcie dla pracowników firmy – na taką imprezę jest wiele ciekawych pomysłów. Jednak dobry koncept to za mało! Udany event – czy to firmowy, czy masowy – jest jak system naczyń połączonych. Tylko właściwe współdziałanie wszystkich elementów jest gwarantem powodzenia i tym samym pozytywnych opinii uczestników imprezy.

Pytanie tylko, jak wszystko zaplanować, by cieszyć się pozytywnymi opiniami uczestników grupowej imprezy? To proste: odpowiednio się do tego przygotowując. Bo tylko dobra organizacja i dokładny plan działania to klucz do udanego eventu.

Po pierwsze: budżet, czyli mierz siły na zasoby

Punktem wyjścia do zorganizowania każdej imprezy jest oczywiście budżet. Niezależnie od tego, czy ma to być kameralne i gustowne przyjęcie dla osób z kierownictwa małej firmy, czy zabawa plenerowa dla kilkuset osób, trzeba znać widełki finansowe. To najważniejszy wyznacznik tego, jak dużą i tym samym bogatą w atrakcje imprezę można zorganizować. – "Budżet to tak naprawdę połowa sukcesu w kwestii planowania scenariusza eventu" – mówi Paweł Haberka, General Manager w firmie PowerEvents. "To on pokazuje, na ile można sobie „pozwolić”. Determinuje nie tylko, jakie atrakcje można przewidzieć, które znane twarze zaprosić, co podać w formie poczęstunku, ale też po prostu ile osób jesteśmy w stanie na niego zaprosić. To on „dźwiga” ciężar tego, czym można się pochwalić i zachęcić tym samym ludzi do udziału w wydarzeniu" - dodaje Haberka.

Po drugie: tematyka i scenariusz, czyli pomysł punkt po punkcie

Drugim ważnym punktem jest plan samego wydarzenia i jego motyw przewodni. Tutaj najważniejszym wyznacznikiem jest charakter pracy i zainteresowania uczestników, które tak naprawdę narzucają styl imprezy. Innego typu imprezę zorganizujemy przecież dla biznesmenów z branży finansowej, a inną dla wielbicieli muzyki rozrywkowej. Dlatego wcześniejszy „rekonesans” wśród upodobań potencjalnych uczestników oraz samej firmy zlecającej organizację zabawy jest niezbędny. "Każdy klient to inna specyfika, czy to biznesowa, czy rozrywkowa" – mówi Paweł Haberka, General Manager w firmie PowerEvents. "Dlatego zanim usiądzie się do planowania scenariusza jakiegokolwiek eventu, trzeba dokładnie przeanalizować potrzeby zleceniodawcy, charakter jego działalności, wreszcie efekty, jakie chce osiągnąć taką zabawą. A to wymaga zarówno dokładności w tworzeniu scenariusza wydarzenia, jak i w planowaniu pracy innych członków zespołu organizatora. Bez tego nawet znana gwiazda filmowa lub zespół muzyczny zaproszeni na zabawę nie zagwarantują, że nie zamieni się ona w twór,
z którego goście albo zaczną szybko się ewakuować, albo zwyczajnie usypiać po kątach. I co ważne: takiego eventu nie przygotowuje się w jeden wieczór. Jego planowanie trwa często nie dzień, nie dwa, ale nawet tydzień lub miesiąc. Tak długi okres przygotowań to najlepsza gwarancja tego, że impreza będzie nie tylko dobrze zorganizowana, lecz także pomysłowa i oryginalna. A o to przecież w branży eventowej chodzi"
- dodaje Haberka

Po trzecie: wybór daty i miejsca eventu, czyli gdzie, kiedy i jak

Gdy już mamy gotowy plan działań, przechodzimy do kolejnego etapu – wyboru miejsca i daty eventu. Obiekt musi bowiem nie tylko pomieścić zaplanowaną liczbę gości, ale też być dostosowany do organizowanych w ramach zabawy atrakcji. Jeśli ma to być koncert, przyda się dobrze nagłośniona sala lub plenerowa scena, jeśli zabawa z atrakcjami na świeżym powietrzu – obiekt, który pomieści punkty z różnymi niespodziankami itp. Ważny jest też dojazd do miejsca, gdzie odbędzie się impreza. Nie wszyscy jej uczestnicy będą przecież zmotoryzowani, więc miejsce z dobrym dojazdem,
np. komunikacją miejską, będzie w takim wypadku idealnym rozwiązaniem. Natomiast w kwestii wyznaczenia daty wydarzenia trzeba pamiętać, by zrobić to z odpowiednim wyprzedzeniem, szczególnie gdy celujemy w sezon urlopowy. Rządzi się on bowiem swoimi prawami: termin każdego takiego wyjazdu planuje się z odpowiednim, często wielomiesięcznym wyprzedzeniem. Identycznie więc trzeba podejść do daty zorganizowania eventu i pamiętać o tym, by nie pokrywał się z okresem wyjazdowym. W przypadku imprezy firmowej jest to o tyle ważne, bo pracownicy przedsiębiorstwa muszą mieć czas na spokojnie zaplanowanie i wyjazdu z kolegami z pracy, i własnego prywatnego wypoczynku. Jeśli jednak jest to impreza komercyjna, to miarą jej sukcesu będą tłumy osób mających na nią przybyć. "Ale by to się udało, sprawdźmy jedno: czy w tym samym czasie w okolicy nie jest organizowana inna, konkurencyjna impreza" – mówi Paweł Haberka z agencji PowerEvents. "Biznes rządzi się bowiem innymi prawami niż eventy organizowane dla pracowników przedsiębiorstw. Po prostu im więcej osób przybędzie na koncert, tym bardziej będzie się on opłacać organizatorowi. Dlatego im dokładniej zorientujemy się, jak wygląda kalendarz imprez organizowanych w danym miejscu i czasie, tym większe będą szanse powodzenia naszej zabawy" - dodaje Haberka.

Po czwarte: promocja, promocja i jeszcze raz promocja

Wreszcie na koniec: informacja o evencie. To prawda stara jak świat – jeśli nikt nie usłyszy o naszej imprezie, nie ma sensu w ogóle się brać za jej przygotowywanie. Dlatego po ustaleniu wszystkich składowych elementów imprezy, o których mowa wyżej, trzeba pomyśleć, jak dotrzeć z informacją
o niej do jak największej liczby odbiorców. W firmach do udziału w imprezie pracowników zazwyczaj nie trzeba specjalnie zachęcać: o jej organizacji informują działy kadr, sam szef lub wewnętrzny intranet. Poza tym udział w niej jest darmowy, przedsiębiorca często zapewnia darmowy dojazd na nią, a nawet nocleg – na coś takiego skusi się praktycznie każdy, wystarczy tylko wcześniej zadeklarować się, że się przybędzie. W branży komercyjnej jednak dotarcie z informacją o evencie angażuje o wiele więcej zasobów w postaci rożnych mediów, głównie internetu. Promowanie takich wydarzeń jest bowiem jak sprzedaż usług lub produktów: musi się zwrócić. Najlepiej z nawiązką i to na wielu polach, nie tylko finansowym. "Dobra informacja jest na wagę złota, jeśli chodzi o popularność eventu" – mówi Paweł Haberka, General Manager w firmie PowerEvents. "Ma nie tylko mówić o samym wydarzeniu, lecz również zachęcać do udziału w nim. W związku z tym warto podczas promowania imprezy zainwestować w reklamy w takich mediach, które oferują największą skuteczność w dotarciu do potencjalnych uczestników. Czyli, najprościej mówiąc, tysiące sprzedanych biletów i masy dobrze bawiących się ludzi – najlepszą rekomendację dla eventu i tym samym jego organizatora" - podkreśla Haberka.

Komentarze

Powiązane

23.02.18, 14:00
| reklama & PR » informacje
Tradycyjnie pyszne Święta. W marcu startuje kampania Galeo
1 marca br. startuje kampania reklamowa Galeo. Wsparte zostaną majeranek oraz pieprz czarny Galeo, reprezentujące portfolio przypraw niezbędnych do przygotowania tradycyjnych wielkanocnych dań.
23.02.18, 13:00
| reklama & PR » informacje
Havas Media utrzymuje budżet marki Tarczyński
Dom mediowy Havas Media (Havas Media Group) obronił budżet Tarczyński i zwyciężył w przetargu na obsługę mediową marki wędlin.
23.02.18, 12:00
| internet » informacje | reklama & PR » informacje
Kupuj z głową. Kampania serwisu Otomoto
Ruszyła kolejna kampania telewizyjna największego serwisu z ogłoszeniami motoryzacyjnymi. Tym razem Otomoto stawia na edukację i wsparcie dla tych, którzy planują kupić auto.
23.02.18, 10:10
| internet » e-commerce | reklama & PR » informacje
Definicja lepszych zakupów. Trwa kampania supermarketu Frisco.pl
W lutym br., wystartowała kampania supermarketu online Frisco.pl. To pierwsza kampania stworzona w ramach nowej platformy komunikacji marki, której przewodzi hasło „Frisco.pl – Definicja lepszych zakupów”.
22.02.18, 22:00
| reklama & PR » informacje
PTAK WARSAW EXPO stałym członkiem SBE
W lutym br. do grona członków Stowarzyszenia Branży Eventowej dołączył PTAK WARSAW EXPO, największe centrum targowo-kongresowe w Europie Środkowej.
22.02.18, 18:00
| reklama & PR » informacje
Już ponad 5 tys. osób skorzystało z porad chatbota Zieleniec SKI Areny

Zieleniec SKI Arena to największy w Polsce ośrodek narciarski. W zimie odwiedza go blisko 400 tys. turystów. I to właśnie w tym czasie goście zadają najwięcej pytań. Odpowiedzi szukają z reguły w mediach społecznościowych ośrodka. Głównie na Facebooku i w Messengerze, gdzie od tego sezonu - w tym komunikatorze - wspiera ich chatbot.
22.02.18, 17:00
| reklama & PR » informacje
Planet PR obsłuży kolejny raz European Rover Challenge
Planet PR po raz kolejny będzie obsługiwać jedno z największych międzynarodowych wydarzeń robotyczno-kosmicznych w Europie – European Rover Challenge. 
22.02.18, 16:00
| reklama & PR » informacje
Grzegorz Krzemień szefem Branżowej Rady ds. Kompetencji IAB Polska
Pracami drugiej kadencji Branżowej Rady ds. Kompetencji IAB Polska, której celem jest kształtowanie standardów kompetencji e-marketingowych, pokieruje od początku marca br. Grzegorz Krzemień, Prezes GoldenSubmarine. 
22.02.18, 15:00
| reklama & PR » ludzie
Awanse w Mindshare Polska
Żaneta Szysz oraz Małgorzata Żeleźnik awansują w strukturze domu mediowego Mindshare Polska. Natomiast Anna Milewska, obejmuje nadzór nad pracami zespołu Client Leadership. 
22.02.18, 11:00
| reklama & PR » informacje
Wielkie badanie wzroku. Walk realizuje kampanię 360 stopni dla Vision Express
20 lutego br., marka Vision Express rozpoczęła akcję pt. „Wielkie badanie wzroku”, której celem jest zachęcenie Polaków do dbania o oczy poprzez udział w profesjonalnych badaniach wzroku. Walk odpowiada za realizację działań w zakresie komunikacji 360 stopni. 
Subskrybuj RSS działu reklama & PR: rss
Oferty pracy

Aktualnie nie mamy ofert pracy.

Dodaj swoją ofertę
Konkursy
do 23.03.18

Do zdobycia jeden egzemplarz książki. 

do 22.03.18

Do zdobycia jeden egzemplarz książki.

do 21.03.18

Do zdobycia jeden egzemplarz gry planszowej.

Polecamy
Konferencje

Zapraszamy do współpracy. Cena dodania do katologu od 99 PLN netto.

Http://www.Autodoc.PL